Bureau Organisation et Méthodes
Le plan stratégique de developpement
Le BOM est une structure d’appui-conseil placée sous l’autorité du Ministre, Secrétaire général de la Présidence de la République, le BOM a pour principale mission de veiller à l’amélioration continue des performances de l’Administration publique, à travers l’adaptation permanente de l’organisation des services administratifs aux mutations de l’environnement économique social et technologique.
Il assure également la coordination, la mise en œuvre et l’évaluation de la politique de formation permanente des agents de l’état, et contribue au renforcement des capacités des ressources humaines de l’Administration publique.
Il prépare et coordonne la politique de modernisation de l’Administration publique en matière d’amélioration de l’efficacité de l’action publique et de la qualité du service rendu aux usagers.
Pour mettre en œuvre ses missions, le BOM s’appuie sur des valeurs et principes d’action ci-après.
A travers son Plan stratégique de Développement 2018-2022, le BOM réaffirme son engagement résolu à améliorer ses mécanismes de pilotage, de coordination et de management de ses performances, mais aussi, à renforcer ses capacités d’intervention ainsi que sa communication interne et externe, afin de mieux satisfaire ses clients.
Il découle du diagnostic et de l’évaluation du cadre stratégique 2014-2017, un certain nombre d’enjeux qui devraient permettre d’aboutir à un renforcement de l’organisation des structures, un approfondissement du travail entamé concernant le pilotage de la performance et une amélioration des capacités d’intervention du BOM.
Le BOM a ainsi identifié trois enjeux majeurs qui devraient être le fondement de son action pour la période 2018-2022. Il s’agit :
Enjeu 1 : un cadre organisationnel et fonctionnel au sein de l’Administration publique, pour une gestion centrée sur la performance ;
Enjeu 2 : une amélioration des capacités des ressources humaines de l’Etat;
Enjeu 3 : une amélioration des capacités d’intervention du BOM.
Pour chacun des enjeux identifiés, une orientation stratégique a été définie ainsi que des axes d’intervention qui sont déterminés en lien avec la mission, la vision, les valeurs et principes d’action.
Trois orientations stratégiques majeures ont été ainsi déclinées. Il s’agit de renforcer:
Le dispositif de suivi et d'évaluation
Le suivi et l’évaluation ont pour objet de générer une démarche commune d’appréciation du pilotage des résultats attendus du plan stratégique. Le suivi et l’évaluation sont pilotés à partir de deux éléments majeurs que sont : le dispositif de suivi et évaluation et le plan de suivi et évaluation. L’outil majeur utilisé pour mener à bien le suivi et l’évaluation est le cadre de mesure de rendement dont les indicateurs (voir fichier Excel) constituent le point nodal du suivi et de l’évaluation du présent plan stratégique de développement.
La fonction de suivi et évaluation est portée par la Direction générale. Dans le cas du BOM, un pilote de processus désigné à cet effet, coordonne l’activité de suivi et évaluation des performances. Le dispositif est donc organisé autour du pilote, des coordonnateurs de Pôle et chef des équipes de travail de chaque mission, sous la supervision du Directeur général. Chacun en ce qui le concerne est chargé de collecter et d’analyser les informations requises et de les mettre à la disposition dudit pilote.
Toutefois, pour donner sens à la gestion axée sur les résultats, il convient de préciser que, dans ce dispositif de suivi, chaque coordonnateur est chargé du suivi des activités, extrants et résultats ainsi que du reporting périodique et annuel de tous les processus qui sont dans le périmètre des missions du Pôle tel que défini par le décret 2016-300 portant création et fixant les règles d’organisation et de fonctionnement du BOM.
Il exerce cette mission de suivi et évaluation à travers la tenue régulière des fiches de suivi, mais aussi l’alimentation de la base de données de suivi créée à cet effet.
Le principal outil utilisé pour mener à bien le suivi et l’évaluation est le cadre de mesure de rendement (CMR) dont les indicateurs constituent le point nodal du suivi et de l’évaluation du présent plan stratégique développement.
En plus du CMR, des outils harmonisés comme les fiches de suivi, la base de données de suivi, les modèles de tableaux de bord et de canevas de reporting sont conçus et mis à la disposition de tous les acteurs en vue d’un meilleur suivi des résultats.
Les données sont consolidées et exploitées en vue d’alimenter les différents rapports.
Le suivi des activités et des résultats fait l’objet d’un rapportage, suivant une périodicité régulière et selon des modalités différentes.
Les rapports d’activités trimestriels sont élaborés par les coordonnateurs de pôle. Ils rendent compte des actions engagées et de leur niveau de réalisation. L’exploitation de ces rapports permet au pilote chargé du suivi de renseigner le tableau de bord sur les indicateurs et de préparer le rapport d’activités semestriel.
Le rapport semestriel élaboré par le chargé du suivi, a comme source d’informations, les rapports des deux premiers trimestres préparés par les coordonnateurs de pôle. Il présente la situation d’exécution, à mi-parcours, du plan de travail annuel et formule des recommandations devant contribuer à une meilleure prise en charge des activités inscrites au PTA.
Il est produit par le pilote chargé du suivi, en rapport avec les coordonnateurs de pôles. Le rapport de performance annuel fait une analyse objective des résultats obtenus en mettant en exergue le niveau de réalisation de chaque indicateur. Cela permet de relever les écarts et de préconiser des mesures correctrices à prendre en charge dans le cadre de la planification de l’année suivante.
Pour les besoins de l’évaluation du PSD, deux rapports d’étapes sont prévus respectivement en 2020 pour le rapport d’évaluation à mi-parcours et en 2022 pour le rapport d’évaluation finale. Pour cela, des enquêtes spécifiques seront nécessaires pour l’évaluation des indicateurs de résultats à mi-parcours et des indicateurs de fin d’exécution.
La source de données et la méthodologie varient selon les indicateurs, mais les principales sources sont : décompte des opérations terminées, exploitation des données et rapports du BOM ou de l’USERP, évaluations de processus métier par les citoyens clients, enquête auprès de bénéficiaires, rapports d’activités et rapports provenant du système d’information et de gestion de la formation.
