Le décret n° 2016-300 du 29 février 2016 portant création et fixant les règles d’organisation et de fonctionnement du Bureau Organisation et Méthodes (BOM) précise qu’entre autres missions le BOM est chargé :

• de coordonner et d’animer, en liaison avec les autres administrations, la formulation, la mise en œuvre et l’évaluation de la politique de formation permanente des agents de l’Etat ;
• de contribuer au renforcement des capacités des ressources humaines de l’Administration publique 

Le décret a, dans la structuration du BOM en pôles, institué le Pôle Renforcement de Capacités et Communication (PR2C). Dans cette même continuité et pour rendre opérationnelles ces deux missions, le DG du BOM a mis en place par note de service n° 0023 du 23 octobre 2017, une Commission de Gestion de la Formation continue des agents de l’Etat, organe consultatif qui lui est rattaché.

Deux soucis majeurs président à la mise en place dudit organe : répondre aux différentes sollicitations de financement de formation continue des agents demandeurs et garantir une équité de traitement dans l’instruction des demandes de financement.

Ce mécanisme permet au BOM, d’une part de répondre adéquatement aux sollicitations institutionnelles, car même si les demandes proviennent d’individus, de par l’approbation des tutelles, elles renvoient à la sollicitation institutionnelle, d’autre part, de garantir l’équité de traitement des dossiers.

La note de service du Directeur général du BOM précise les missions de ladite commission. Il s’agit :

•  de statuer sur les demandes de prise en charge ;
•  de sélectionner les agents à financer sur ressources BOM ;
• de veiller à la bonne application des procédures régissant la formation continue des agents ;
•  d’élaborer un rapport annuel sur le renforcement des capacités des agents de l’Etat ;
• de mener une réflexion stratégique pour améliorer la gestion de la formation continue des agents de l’Etat.

Pour  examiner et instruire les demandes des agents publics, la commission s’est donné un certain nombre d’objectifs notamment la communication des délais de réception des dossiers de demande de financement, de la composition des dossiers de demandes de financement et le dispositif de suivi.

Délais de dépôt des dossiers de demande de financement

La période de dépôt est ouverte en début mars de l’année n-1 de la formation souhaitée et s’achève le 30 septembre de la même année.

Composition des dossiers de demande de financement

1. Nouvelle demande

Le dossier comprend :

- une demande formulée par le candidat adressée au Directeur général du BOM sous couvert de la voie hiérarchique ;

- une autorisation d’inscription ou le certificat d’admission au programme établi par l’opérateur de formation ;

- une facture pro-forma de la formation souhaitée établie au nom du candidat ;

- un curriculum vitae.

A toute fin utile, le dossier peut contenir toute pièce justifiant la situation de cas social, le cas échéant.

1. Dossier avec prise en charge partielle

En sus des éléments précisés ci-dessus, dans la composition du dossier le candidat doit préciser le montant nécessaire pour compléter le financement. Toutefois la  contribution personnelle dans le financement ou celle prise en charge par une autre structure doit être prouvée par toutes pièces justificatives y afférentes.

1. Dossier de renouvellement 

Il est composé :

• d’une demande de renouvellement adressée au DG du BOM ;
• de la lettre de garantie de l’année précédente ;
• de la facture pro forma ;
• des notes de l’année académique antérieure ou une attestation de réussite à l’examen de passage en classe supérieure.

Le dossier  de renouvellement peut être déposé directement au BOM sans passer par la voie hiérarchique. Le renouvellement s’applique à l’intérieur d’un cycle par exemple le passage du Master I au Master II.

Cas particulier : il peut arriver que des agents bénéficiaires du financement choisissent, pour des raisons qui leur sont propres, un report d’inscription. Dans ce cas, il est adressé au DG du BOM avant la fin du premier trimestre de l’année budgétaire, une demande de report accompagnée de la lettre de garantie de l’année en cours,  de l’acceptation du report par l’opérateur de formation et de toute autre pièce justifiant la demande de report.

Dispositif de suivi

Chaque année des missions de suivi se déroulent au niveau des opérateurs de formation afin de s’assurer de l’assiduité des agents pris en charge mais aussi de renforcer le partenariat avec les opérateurs de formation.

Pour les structures publiques dont les agents sont bénéficiaires, elles peuvent être accompagnées dans l’élaboration de plans de renforcement de compétences qui, à terme, serviront de documents de base pour prendre en charge leurs besoins de formations.

Communication des résultats des travaux de la Commission

Des différents canaux de communication pour publier les résultats :

-  la liste des agents bénéficiaires est envoyée aux entités administratives utilisatrices;

- des lettres de garantie des agents bénéficiaires sont envoyées aux opérateurs de formation ;

- les bénéficiaires qui le souhaitent peuvent se rapprocher du secrétariat du BOM pour disposer d’une copie de la lettre de garantie transmise à l’opérateur de formation ;

- le tableau récapitulatif de la liste des bénéficiaires avec les formations à suivre, les structures d’appartenance est posté dans le site du BOM (www.bom.gouv.sn).